Stand 18.02.2019

Willkommen bei i-DOS

Willkommen bei der i-DOS-Hilfe! Wählen Sie rechts im Inhaltsverzeichnis ein Thema aus, um Antworten zu finden, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu erhalten und Ihre Kenntnisse zu vertiefen.

Die Suche-Funktion vereinfacht das Auffinden von konkreten Begriffen. Geben Sie den exakten Wortlaut in das Suchfeld ein oder verwenden Sie * als Wildcard-Zeichen.

Einleitung

i-DOS /aɪdɒs/ ist ein Akronym, welches sich aus dem englischen Titel „intelligent Document Office Solution" ableitet. Dieser steht für ein System, das Unternehmen und anderen Organisationen bei der Umsetzung ihrer digitalen Strategien unterstützen soll. Das i-DOS-System bietet hierfür eine Plattform an, die eine sichere Ablage und Verwaltung von unternehmensrelevanten Dokumenten und anderen Inhalten gewährleistet. Benutzer können darüber hinaus aus einer Vielzahl von Funktionen wählen, um auf die gespeicherten Inhalte zuzugreifen und mit anderen Anwendern zusammenzuarbeiten.

Mit seinem responsiven Design findet i-DOS sowohl auf PCs und Laptops als auch auf mobilen Geräten Einsatz.

Grundlagen

Registrierung

Um i-DOS verwenden zu können, benötigt jeder Benutzer ein Anmeldekonto bestehend aus Benutzername und Passwort. Um ein neues Konto zu registrieren, melden Sie sich bitte bei Ihrem Ansprechpartner im Kundenservice.

An- und Abmelden

Benutzer, die noch nicht am System angemeldet sind, werden beim Aufruf der i-DOS-URL automatisch zum Anmeldedialog weitergeleitet. Geben Sie dort bitte Ihren Benutzernamen und das dazugehörige Passwort ein und klicken Sie im Anschluss auf „Anmelden".

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Wenn Sie am System dauerhaft angemeldet bleiben wollen (max. 2 Wochen), dann können Sie dies über den Haken „Anmeldung merken" einstellen. Bei erfolgreicher Anmeldung erfolgt automatisch eine Weiterleitung zur Hauptmaske.

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Sperrung bzw. Löschung des Benutzerkontos

Meldet sich der Benutzer dreimal in Folge mit dem falschen Passwort an, erscheint bei der nächsten Anmeldung eine sogenannte reCAPTCHA-Aufforderung. Wird im Anschluss weiterhin das falsche Passwort verwendet, wird das Benutzerkonto automatisch für mehrere Minuten gesperrt.

Sofern ein Anmeldekonto ein Jahr lang nicht benutzt wird, d. h. der Benutzer meldet sich nicht am System an, wird das Konto als ruhend erkannt und aus Sicherheitsgründen zur Löschung gekennzeichnet. Der Inhaber des Kontos wird zunächst mit einer E-Mail über die bevorstehende Löschung informiert. Meldet er sich infolgedessen nicht innerhalb von zwei Wochen am System an, wird das Konto unwiderruflich gelöscht.

Sofern der Benutzer seine Arbeit abgeschlossen hat, ist es zu empfehlen, die Sitzung vor dem Schlieβen des Browserfensters bzw. Tabs zu beenden. Klicken Sie dazu auf den Benutzernamen in der Kopfzeile der Hauptmaske und betätigen Sie dann den „Abmelden"-Button.

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Auf Mobilgeräten ist der Button durch Öffnen des Hauptmenüs und Klicken des Benutzernamens zu erreichen.

Hinweis

Bleibt die i-DOS-Sitzung für einen längeren Zeitraum ungenutzt und die Einstellung „Anmeldedaten merken" ist nicht aktiv, erfolgt automatisch eine Abmeldung vom System, um die gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff zu schützen.

Passwort zurücksetzen

Um das Passwort zurückzusetzen, navigieren Sie zum Anmeldedialog und klicken dort auf den Link „Passwort vergessen?". Sie werden daraufhin aufgefordert, Ihren Benutzernamen einzugeben und die Eingabe mit dem Button „Passwort zurücksetzen" zu bestätigen.

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Das neue Passwort wird umgehen an die E-Mail-Adresse gesendet, die dem Anmeldekonto zugeordnet ist.

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Verwenden Sie nun den Link „Zurück zur Anmeldung", um zum Anmeldedialog zurückzukehren und sich mit dem bekannten Benutzernamen und dem neuen Passwort am System anzumelden.

Nach dem Zurücksetzen des Passworts werden Sie nach der nächsten Anmeldung am System automatisch dazu aufgefordert ein neues Passwort zu vergeben.

Hinweise zu sicheren Passworten

Sichere Passworte beinhalten acht oder mehr Zeichen, mindestens zwei Buchstaben unter Verwendung von sowohl Groß- als auch Kleinbuchstaben sowie mindestens eine Ziffer und ein Sonderzeichen.

Sprache ändern

i-DOS ist eine mehrsprachige Anwendung mit aktuellen Übersetzungen ins Englische (Englisch und Englisch(US)) und Deutsche. Sie können die Sprache sowohl im Anmeldedialog als auch in der Hauptmaske ändern.

Nutzen Sie hierzu im Anmeldedialog die Funktion „Sprache ändern" bzw. „Change language" (German, English, English(US)).

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Wählen Sie die gewünschte Sprache aus und bestätigen Sie Ihre Selektion.

In der Hauptmaske erreichen Sie die Sprachauswahl durch Anklicken des Benutzernamens in der rechten oberen Ecke des Fensters.

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Auf mobilen Geräten ändern Sie die Spracheinstellung durch Öffnen des Hauptmenüs und anschlieβendem Klick des Benutzernamens.

Hinweis

Bei der ersten Benutzung von i-DOS im Web-Browser wird automatisch die im Browser hinterlegte Sprache verwendet. Ist hier eine Sprache ausgewählt, die nicht übersetzt ist, dann wird die Anwendung automatisch in Englisch gestartet.

Mandanten wechseln

Nach der Anmeldung am System wird automatisch der zuletzt verwendete Mandant geladen und angezeigt. Sofern ein Anmeldekonto mit mehreren Mandanten verknüpft ist, kann der Benutzer den Mandanten wechseln, was zur Folge hat, dass die Applikation den aktuellen Mandanten entlädt und stattdessen den Zielmandanten lädt.

Zum Wechseln des Mandanten müssen Sie sich am System anmelden. In der Hauptmaske klicken Sie im Anschluss auf den Mandanten links in der Kopfzeile des Fensters. Daraufhin öffnet sich der Selektionsdialog. Wählen Sie dort den Zielmandanten.

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Hinweis

Bei der erstmaligen Anmeldung am System wird automatisch der erste mit dem Anmeldekonto verknüpfte Mandant geladen.

Benutzerprofil anpassen

Jeder Benutzer darf sein persönliches Anwenderprofil einsehen und editieren. Sofern Sie einen PC, Laptop o. ä. verwenden, klicken Sie in der Kopfzeile des i-DOS-Browserfensters auf den Benutzernamen und im Anschluss auf den Menüpunkt „Profil".

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Auf mobilen Geräten tippen Sie auf „Hauptmenü" und dort ebenfalls auf den Benutzernamen.

Im Profil können Sie u. a. Ihre E-Mail-Adresse, die Zeitzone und das Passwort ändern. Konfigurieren Sie hier Ihr Profilbild, um Ihr Anmeldekonto zu personalisieren.

Nach der erfolgreichen Anmeldung am i-DOS-System werden Sie automatisch zur Hauptmaske der Anwendung weitergeleitet. Diese besteht im Wesentlichen aus einer Navigationsleiste (Primärnavigation) auf der linken Seite des Fensters und einem Bereich, der den Inhalt des jeweils ausgewählten Menüpunkts der Navigationsleiste anzeigt. Nach der Anmeldung ist dies in der Regel das sogenannte Dashboard.

Darüber hinaus wird den Benutzern eine Sekundärnavigation (auch Breadcrumbs genannt) angezeigt, sobald sie im Inhaltsbereich über die Vorwärtsnavigation eine neue Sub-Maske aufrufen, z. B. durch Anklicken eines Links. Die Sekundärnavigation zeigt den Benutzern an, in welcher Sub-Maske sie sich augenblicklich befinden und ermöglicht zusätzlich den Rücksprung in eine der vorherigen Masken.

Das nachfolgende Bild zeigt die exemplarische Darstellung des Dashboards auf Endgeräten mit mittleren und groβen Bildschirmen:

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Abbildung: Dashboard-Ansicht in i-DOS

Benutzer mobiler Geräte erhalten nach der Anmeldung eine angepasste Darstellung des Dashboards. Die Navigationsleiste verbirgt sich hinter dem Menüsymbol auf der linken Seite der Kopfzeile:

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Abbildung: Dashboard-Ansicht in i-DOS auf mobilen Geräten im Hochformat

Das Dashboard selbst besteht aus einer Reihe von Kacheln, die verschiedene Inhalte der Anwendung darstellen, die für den Benutzer relevant sein können. Die Funktion der einzelnen Kacheln wird nachfolgend beschrieben.

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Austauschordner

Der Austauschordner ist eine der Kacheln im i-DOS-Dashboard. Darin angezeigt werden alle Inhalte, die von Ihnen geteilt wurden bzw. von anderen Benutzern mit Ihnen geteilt werden.

Der Austauschordner ist somit ein zentrales Hilfsmittel, um verschiedenen Anwendern die Zusammenarbeit am System zu ermöglichen. Weitere Informationen zum Thema „Inhalte mit anderen Benutzern teilen" finden Sie hier.

Das Symbol in jeder Zeile der Kachel steht für die einzelnen Funktionen, die zur Verfügung stehen.

Hinweis zu neuen Einträgen

Wird das -Symbol in einem der Einträge angezeigt, bedeutet dies, dass ein neuer Inhalt mit Ihnen geteilt wurde, der noch nicht von Ihnen gesichtet wurde. Das Symbol verschwindet, sobald Sie den Eintrag öffnen.

Bearbeiten/Öffnen

Um Einträge im Austauschordner zu öffnen oder diese zu bearbeiten, wählen Sie das Symbol Screenshot des Aktionsmenüs aus und klicken dann auf „Bearbeiten". Es öffnet sich im Anschluss der Bearbeitungsdialog, in dem Sie Namen und Beschreibung des Eintrags anpassen können. Ebenso können Sie die Liste der Benutzer anpassen, die den geteilten Eintrag in ihrem Dashboard sehen können.

Hinweise zur Berechtigung

Benutzer, die mit einem Eintrag verknüpft sind, können nur durch den Ersteller der Verknüpfung entfernt werden. Der Empfänger eines Eintrags kann jedoch durch Hinzufügen weiterer Benutzer diesen mit anderen Anwendern teilen.

Wenn Sie Dokumente teilen, für die der Empfänger keine Leseberechtigung besitzt, können diese auf Empfängerseite nicht angezeigt werden.

Die mit dem Eintrag verknüpften Inhalte werden in der Mitte des Bearbeitungsdialogs angezeigt. Um einen dieser Inhalte zu öffnen, müssen Sie diesen doppelt anklicken oder bei Touch-Geräten doppelt antippen.

Hinweis zur Lesebestätigung

Als Ersteller eines Eintrags im Austauschordner kann man in der Liste der Empfänger erkennen, ob der Eintrag bereits durch den jeweiligen Benutzer gesichtet wurde. In diesem Fall wird das -Symbol neben dem Namen des Benutzers angezeigt.

Löschen

Das Löschen eines Eintrags im Austauschordner ist dem Ersteller des Eintrags vorbehalten. Um einen Eintrag zu löschen, wählen Sie das Symbol Screenshot des Aktionsmenüs aus und klicken dann auf Löschen.

Aktivitätsstrom

Der Aktivitätsstrom ist eine der Kacheln im Dashboard, die den Benutzer darüber informieren soll, welche Aktivitäten kürzlich im System ausgeführt wurden. So ist zum Beispiel auf einen Blick erkennbar, ob neue Dokumente abgelegt oder geändert wurden.

Die Kachel zeigt die 25 aktuellsten Logeinträge in sortierter Reihenfolge (nach Datum absteigend). Sollten Sie zu älteren Einträgen navigieren wollen, können Sie mit der Schaltfläche am Ende der Liste die jeweils nächsten 25 Einträge laden.

Hinweis

Es werden im Aktivitätsstrom des Benutzers nur dann Änderungen gelistet, wenn der Benutzer Leseberechtigung für das zugrundeliegende Dokument hat.

Info

In der Info-Kachel werden Ihnen die aktuellsten Informationen rund um das System mitgeteilt. Halten Sie also Ausschau nach wichtigen Informationen und Meldungen. Die Anzeige aktualisiert sich im Abstand von ein paar Sekunden.

Zwischenablage

Die Zwischenablage-Kachel bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Dokumente im System zu vermerken, damit diese auch bei der nächsten Anmeldung ans System schnell wieder zur Verfügung stehen. Neben der Favoritenfunktion dient diese Kachel u. a. auch dafür, Dokumente aus verschiedenen Bereichen des Systems zusammenzutragen und diese im Anschluss gemeinsam mit anderen Benutzern zu teilen.

Hinweise

Dokumente in der Zwischenablage sind dort nicht als Kopie abgelegt, sondern als eine Referenz auf das Originaldokument. Es wird also bei der Anzeige eines Dokuments aus der Zwischenablage immer die aktuellste Version verwendet, auch wenn das Dokument seit dem Kopieren in die Zwischenablage geändert wurde.

Die Zwischenablage ist nach Mandanten getrennt. Bei Verwendung verschiedener Mandanten sieht der Benutzer also nur die Zwischenablage des jeweils aktiven Mandanten.

Mithilfe des Aktionsmenüs rufen Sie die verschiedenen Funktionen auf, die das System anbietet. Dazu gehören Löschen, Anzeigen und Teilen.

Dokumente recherchieren

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Dokumente in i-DOS recherchieren und diese zur Anzeige bringen können.

Suchen

Um in i-DOS ein Dokument aufzufinden, bietet das System eine einfache aber trotzdem vielseitige Suche, die es Ihnen ermöglicht, die Menge der archivierten Dokumente zu filtern. Die Suche erfolgt anhand von Metadata, wie z. B. der Verschlagwortung eines Dokuments.

Hinweis

Die Suche nach Dokumenten erfolgt in Abhängigkeit vom jeweiligen Mandanten. Sofern Sie Zugriff auf mehrere Mandanten haben, stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen Mandanten ausgewählt haben.

Öffnen Sie die Suche durch Auswählen des Menüunterpunkts Suchen. Erweitern Sie hierfür den Menüpunkt Dokumente in der Navigationsleiste.

Screenshot

Nach dem Aufruf der Suchfunktion öffnet sich die Suchmaske, wo man je nach Einstellung und Berechtigung den Filter der Suche definieren kann. Klicken oder tippen Sie auf den Suche-Button, um die Suche zu starten.

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Jedem Dokument ist ein Arbeitsbereich und ein Dokumenttyp zugeordnet. Diese beiden Index-Merkmale müssen in der Suchmaske in den ersten beiden Selektionsfeldern ausgewählt werden. Welche Optionen in den jeweiligen Feldern angezeigt werden, wird in der Konfiguration des jeweiligen Mandanten definiert.

Gelöschte Dokumente

Aus Gründen der Revisionssicherheit werden Dokumente, die nicht der Datenschutz-Grundverordnung unterliegen, beim Löschen nicht gänzlich aus dem System entfernt, sondern lediglich als gelöscht markiert. Somit ist es dem Benutzer möglich, Dokumente wiederzufinden, die in der Vergangenheit gelöscht wurden. Verwenden Sie hierzu den Regler „Gelöschte anzeigen" in der Suchmaske und schieben Sie ihn nach rechts.

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Beim Starten der nächsten Suche werden nun zusätzlich die als gelöscht markierten Dokumente in der Trefferliste angezeigt und durch das Löschsymbol gekennzeichnet.

Trefferliste

Mit dem Starten einer Suche nach Dokumenten wird automatisch die Trefferliste eingeblendet, in der je gefundenem Dokument ein Eintrag (Zeile) angezeigt wird. Je nach Konfiguration wird die Tabelle auf gröβeren Bildschirmen in verschiedene Spalten unterteilt, die mit den Indexdaten der einzelnen Dokumente befüllt sind.

Auf mobilen Geräten sind die Indexdaten eines Dokuments jeweils in einem Container zusammengefasst.

Im oberen Bildschirmbereich befindet sich in beiden Ansichten die Funktionsleiste, mit der verschiedene Funktionen zum Dokument aufgerufen werden können.

Screenshot

Sofern Sie mehrere Dokumente bearbeiten möchten, markieren Sie die gewünschten Einträge durch Anklicken des Kreissymbols Screenshot am Anfang der Zeile.

Die verschiedenen Dokumentfunktionen werden im Einzelnen nachfolgend beschrieben.

Dokumente löschen

Berechtigte Anwender können archivierte Dokumente als gelöscht kennzeichnen. Wählen Sie dazu das Aktionsmenü Screenshot und bestätigen Sie den nachfolgenden Dialog mit „Ja".

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Die gelöschten Dokumente werden logisch gelöscht und können weiterhin recherchiert werden.

Weitere Informationen zur Recherche von gelöschten Dokumenten finden Sie hier.

In Zwischenablage kopieren

Mit der Funktion Screenshot können Sie einen Verweis auf ein selektiertes Dokument in die Zwischenablage speichern.

Hinweis

Ein Verweis in der Zwischenablage bleibt solange bestehen bis er daraus wieder entfernt wird.

Kommentare an Dokumente anhängen

Um Kommentare an ein Dokument anzuhängen, wählt man zuerst ein Dokument aus und klickt im Dokument-Viewer auf Screenshot. Daraufhin öffnet sich die Kommentar-Funktion Screenshot. Durch einen Klick aufScreenshot in der Kommentar-Funktion leuchtet das Icon blau auf Screenshot. Jetzt kann man im Viewer auf die Stelle des Dokuments klicken, an der der Kommentar hinzugefügt werden soll. Daraufhin erscheint folgende Ansicht:

Screenshot

Anschließend erscheint der Kommentar im Dokument. Wenn man die Maus darauf richtet wird dieser sichtbar:

Screenshot

Teilen

Im Kapitel Austauschordner wurde bereits das Thema angerissen, Dokumente mit anderen i-DOS-Benutzern zu teilen. Wählen Sie diese Funktion aus, um ein oder mehrere Dokument/e innerhalb eines Eintrags im Austauschordner zusammenzufassen und mit anderen Anwendern zusammenzuarbeiten.

Treffer sortieren

Durch das Anklicken der Spaltenköpfe können Dokumente seitenübergreifend aufsteigend und absteigend sortiert werden.

Hinweis

Die Trefferliste ist im Standard absteigend nach Zeitpunkt der Erstellung sortiert.

Spaltenbreite und -reihenfolge

Bei Trefferlisten, die spaltenweise angezeigt werden, kann die Breite der Spalte durch Anklicken und Ziehen in ihrer Gröβe angepasst werden. Wenn Sie einzelne Spalten ausblenden oder die Reihenfolge änderen wollen, klicken Sie auf einen der Spaltenköpfe und halten die Maustaste so lange gedrückt, bis das entsprechende Spaltenmenü angezeigt wird.

Blätterfunktion

Sofern die Suche nach Dokumenten mehr als 50 Treffer ergibt, wird das Ergebnis in mehrere Seiten aufgeteilt. Das hat den Vorteil, dass auch bei großen Ergebnismengen eine performante Anzeige der Trefferliste möglich ist. Sie können die Trefferliste durch eine Verfeinerung des Suchfilters weiter einschränken. Oder Sie können mit der Blätterfunktion unterhalb der Tabelle, durch Verschieben des Reglers in der Fuβzeile, zu den nachfolgenden Seiten der Trefferliste navigieren.

Anzeigen

Die Anzeige eines Dokuments erfolgt durch Anklicken bzw. Antippen der entsprechenden Zeile in der Trefferliste. Es wird daraufhin ein neuer Bereich im Bildschirm angezeigt, der eine Vorschau des archivierten Dokuments enthält:

Screenshot

Abbildung: Vorschau eines Dokuments

Mit einem Klick auf Screenshot lässt sich die Suchfunktion aktivieren. Diese ermöglicht es dem Benutzer, nach bestimmten Begriffen innerhalb des Dokuments zu suchen. Die gefundenen Begriffe werden daraufhin im Dokument farblich hervorgehoben:

Screenshot

Über Screenshot und Screenshot bietet sich die Möglichkeit, durch mehrere Seiten eines Dokuments zu navigieren. Mit Screenshot kann der Benutzer in das Dokument hinein- bzw. aus ihm herauszoomen. Zudem kann man auch vordefinierte Zoomeinstellungen auswählen:

Screenshot

Mit Screenshot kann das Dokument gedruckt werden. Über Screenshot können die Funktionalitäten „Im Uhrzeigersinn drehen" und „Gegen Uhrzeigersinn drehen" genutzt werden:

Screenshot

Die Vorschaufunktion ist mit allen unterstützten Web-Browsern möglich; es gibt keine weiteren speziellen Softwareanforderungen.

Hinweis

Die Vorschau wird aktuell nur für die gängigsten Archivierungsformate einschl. PDF, TIFF, JPG, PNG und Text unterstützt.

Für Dateiformate, für die keine Vorschau zur Verfügung steht, kann das Dokument heruntergeladen und im nativen Datei-Viewer geöffnet werden. Weitere Informationen zum Herunterladen finden Sie im Kapitel „Versionsverwaltung".

Dokumente in der Vorschau werden seitenweise angezeigt. Um die Anzeige zu vergröβern oder zu verkleinern oder um zwischen den einzelnen Seiten vorwärts bzw. rückwärts zu navigieren, stehen den Benutzern eine Reihe von Werkzeugen zur Verfügung.

Vergröβern/Verkleinern

Für eine präzisere Einstellung des Zooms können Sie darüber hinaus auch die Werkzeugleiste der Vorschau einblenden. Nutzen Sie hierzu das Aktionsmenü in der rechten oberen Ecke der Vorschau. In der Werkzeugleiste können Sie den Zoom stufenweise vergröβern oder verkleinern bzw. einen vorkonfigurierten Wert auswählen.

Seitennavigation

Auf allen Geräten können Benutzer über die Werkzeugleiste vor- und zurücknavigieren bzw. zu einer bestimmten Seite springen.

Drucken

Das Dokument in der Vorschau kann mithilfe eines angeschlossenen Druckers ausgedruckt werden. Starten Sie dazu die Werkzeugleiste und wählen Sie dort die Funktion „Drucken" . Es öffnet sich im Anschluss der browserspezifische Druckdialog, mit dem Sie den gewünschten Drucker auswählen und die Druckoptionen einstellen können.

Versionsverwaltung

Über den Tab „Versionen" unterhalb der Vorschau gelangen Sie zur Versionsverwaltung. Hier können Sie die verschiedenen Versionen des Dokuments einsehen, einschl. Informationen zum Ersteller und Erstellungsdatum.

In der Werkzeugleiste der Versionsverwaltung kann über die Funktion „Herunterladen" die Version eines Dokuments im Originalformat heruntergeladen werden.

Um eine neue Version zu erstellen muss ein Dokument zunächst ausgecheckt werden. Markieren Sie dazu die letzte Version des Dokuments und nutzen Sie die „Auschecken"-Funktion in der Werkzeugleiste. Durch das Auschecken ist das Dokument für andere Benutzer gesperrt. Es wird so verhindert, dass verschiedene Benutzer gleichzeitig an einer neuen Version des Dokuments arbeiten. Es existiert nun ein neuer Eintrag in der Versionsverwaltung, bei dem der Versionszähler automatisch um Eins erhöht wurde. Wählen Sie diesen Eintrag aus und nutzen Sie die „Einchecken"-Funktion in der Werkzeugleiste, um den Inhalt der neuen Version hochzuladen.

Mit der Löschfunktion können einzelne Versionen gelöscht werden, jedoch nur solche, die sich im Zustand ausgecheckt befinden.

Hinweis

Aus Revisionsgründen ist es nicht gestattet die letzte eingecheckte Version eines Dokuments zu löschen.

Verschlagwortung

Die Verschlagwortung (auch Indexierung genannt) eines Dokuments ist maβgeblich dafür verantwortlich, wie akkurat das Ergebnis einer Suche nach dem Dokument ist. Berechtigte Benutzer können im Tab „Index" diese Verschlagwortung einsehen und editieren.

Je nach Konfiguration des Systems stehen verschiedene Eingabefelder für die Verschlagwortung zur Verfügung. Bei Feldern, die durch einen Stern * gekennzeichnet sind, handelt es sich um Pflichtfelder.

Historie

Über den Tab „Historie" kann der Benutzer die Änderungshistorie des Dokuments einsehen.

Dokumente archivieren

Die Archivierung von Dokumenten in i-DOS besteht aus zwei einfachen Schritten, die notwendig sind, um Dokumente für die Langzeitaufbewahrung vorzubereiten. Dies ist das Hochladen in den revisionssicheren Speicher des Systems und die Verschlagwortung der Dokumente.

Die Archivierung kann in der Navigationsleiste unter Dokumente im Menüunterpunkt Archivieren aufgerufen werden:

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Abbildung: Archivierungsdialog mit Warteschlange

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Im geöffneten Archivierungsdialog werden die vom Benutzer vormals hochgeladenen Dokumente in einer Warteschlange angezeigt. Wird ein Dokument erfolgreich verschlagwortet, dann wird es aus der Warteschlage entfernt. Die Benutzer sehen daher sofort, welche Dokumente noch durch sie bearbeitet werden müssen.

Hochladen

Um Dokumente hochzuladen, klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Archivierungs-Funktion. Dokumente können mithilfe des Datei-Dialogs des jeweiligen Browsers selektiert und hochgeladen werden. Betätigen Sie dazu „Datei wählen..." und wählen Sie im Anschluss die zu archivierenden Dateien aus. Bei Mobilgeräten mit Kamera besteht hier oftmals auch die Möglichkeit ein Foto aufzunehmen und dieses zum Hochladen zu verwenden.

Bei Geräten mit Maus oder Touchpad können Sie das Hochladen auβerdem mittels der sogenannten Drag-and-Drop-Funktion vornehmen. Markieren Sie dazu die gewünschten Dateien, ziehen Sie diese auf das Drag-and-Drop-Ziel und lassen Sie sie fallen. Die markierten Dateien werden automatisch hochgeladen und erscheinen in der Warteschlange:

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Abbildung: Drag-and-Drop-Ziel

Verschlagworten

Nur Dokumente, die indexiert (bzw. verschlagwortet) wurden, sind im System für den autorisierten Benutzer recherchierbar. Daher ist es wichtig, dass hierauf bei den archivierten Dokumenten große Sorgfalt auf Sinnhaftigkeit verwendet wird.

Wählen Sie zum Indexieren ein Dokument in der Warteschlange aus und betätigen Sie den Button „Indexieren" in der Funktionsleiste, worauf sich das Indexierungsformular öffnet. Je nach Konfiguration des Systems stehen im Formular verschiedene Eingabefelder für die Verschlagwortung zur Verfügung. Bei Feldern, die durch einen Stern (*) gekennzeichnet sind, handelt es sich um Pflichtfelder.

Geben Sie die gewünschten Metainformationen ein und betätigen Sie im Anschluss „Ausgewählte Speichern".

Es können auch mehrere Dokumente gleichzeitig mit dem gleichen Index versehen werden. Wählen Sie dazu alle gewünschten Dokumente aus bevor Sie die Indexierung durchführen.

Warnung

Die Metainformationen zu einem Dokument bestimmen maβgeblich, wie das Berechtigungsmodell auf dieses angewendet wird. Stellen Sie sicher, dass hochgeladen Dokumente mit dem korrekten Index versehen werden.